KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE GİZLİLİK POLİTİKASI

MUDANYA ENERGY FOREIGN TRADE. LTD. ŞTİ. (kısaca "MUDANYA") olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda tanımlanan veri sorumlusu sıfatıyla işlediğimiz kişisel verilerinizin güvenliğine önem veriyoruz. Bu nedenle kişisel verilerinizin işlenmesi hakkında sizi bilgilendirmek istiyoruz.

1. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMACI VE HUKUKİ SEBEBİ

Bu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, MUDANYA'nın;

• Kişisel verilerin toplanma yöntemleri ve hukuki sebepleri,
• Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiği (Veri Sahibi Kategorizasyonu),
• Veri sahiplerinin kişisel verilerinin hangi kategoride işlendiği (Veri Kategorileri) ve örnek veri türleri,
• İlgili kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanıldığı,
• Kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için alınan teknik ve idari tedbirler,
• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği,
• Kamu kurum ve kuruluşları ile resmi mercilerle kişisel veri paylaşımı,
• Kişisel verilerin saklama süreleri,
• Veri sahiplerinin kişisel verileri üzerindeki haklarını ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini ayrıntılandırır.

a. Kişisel Veri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepler

MUDANYA'nın kişisel verileri; veri sahiplerinin kendileri tarafından sağlanan bilgiler, internet siteleri, sosyal medya hesapları, e-posta, posta, çerezler, faks, idari ve yargı mercilerinden gelen bildirimler ve diğer iletişim kanalları aracılığıyla sesli, elektronik veya yazılı şekilde; bu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasında belirtilen kişisel veri işleme şartlarına ve belirtilen hukuki sebeplere uygun olarak aktarılabilir.

b. Veri Sahibi Kategorizasyonu

MUDANYA, kişisel verilerini işlediği veri sahiplerini aşağıdaki şekilde gruplandırır ve bu kişi grupları bu politikada belirtilen süreç ve hukuki sebepler ışığında genişleyebilir.

• I. Çalışan,
• II. İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi

c. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri

No	Veri Sahibi	Veri Kategorisi	Veri Türleri
1.	Çalışan	Kimlik Bilgileri	Ad-Soyad, Cinsiyet, T.C. Kimlik Numarası, T.C. Kimlik Bilgileri (cüzdan seri numarası, aile sıra numarası vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hâl,
		İletişim Bilgileri	Adres (ev/iş), E-posta, Telefon / Cep Telefonu
		Finansal Bilgiler	Banka Hesap Bilgileri, Finansal Hareket Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri
		Personel ve Meslek Bilgileri	Emeklilik Bilgileri, Sigorta Bilgileri, Eğitim Durumu, Mezuniyet Bilgileri, Kurum
		Hukuki Süreç ve Uyum Bilgileri	Resmi Tutanaklar (Polis vb.), Vekaletname
		Özel Nitelikli Kişisel Veriler	Adli Sicil, Hastane Raporları
		Aile Üyeleri ve Yakın Bilgileri	Ad-Soyad, Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu
2	Çalışan Yakını	Kimlik Bilgileri	Ad-Soyad, Cinsiyet, T.C. Kimlik Numarası, T.C. Kimlik Bilgileri (cüzdan seri numarası, aile sıra numarası vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hâl, Pasaport Numarası, Sürücü Belgesi Bilgileri
3.	İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi	İletişim Bilgileri	Adres (ev), E-posta, Telefon / Cep Telefonu
		Finansal Bilgiler	Gelir Bilgileri
		Personel ve Meslek Bilgileri	Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu, Cinsiyet, Bağlılık, Mezuniyet Bilgileri
		Hukuki Süreç ve Uyum Bilgileri	İmza Sirküleri, Faaliyet Bilgileri, Vekaletname
		Diğer	Plaka, CCTV, Fotoğraf

D. Kişisel Veriler Hangi Amaçlarla Kullanılmaktadır

Kişisel veriler MUDANYA tarafından aşağıdaki amaçlarla kullanılmaktadır;

• Çalışanlar için iş sözleşmesi/mevzuat yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatına Uyum
• Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmalar yapılır ve ilgili iş süreçleri yürütülür
• İş Faaliyetlerinin Verimlilik/Etkinlik ve/veya Uygunluk Analizinin Planlanması ve/veya İcrası
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
• Mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi
• İş Sürekliliği Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
• Lojistik Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetlenmesi ve İcrası
• Şirket Finans ve Muhasebe İşlerinin Takibi
• Şirket Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Dış ve İç Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle İlişkilerin Yönetimi
• Ürün ve/veya Hizmetlerin Satış Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Satış Sonrası Destek Hizmetleri Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
• Hukuk İşlerinin Takibi ve Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Şirket Faaliyetlerinin Şirket Prosedürlerine ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Yürütülmesinin Sağlanması İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerin Planlanması ve İcrası
• Yetkili Kurumlara Mevzuata Dayalı Bilgi Verme
• Şirket Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Şirket Yerleşkelerinin ve/veya Tesislerinin Güvenliğinin Sağlanması
• Şirket Operasyonlarının Güvenliğinin Sağlanması
• Şirket Yerleşkelerinin ve Taşınırlarının Tedariki
• Şirket Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliği

e. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması İçin Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

MUDANYA, kişisel verilerinizin gizliliğini, bütünlüğünü ve güvenliğini sağlamak için gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almayı ve özen yükümlülüğünü yerine getirmeyi taahhüt eder. Bu kapsamda kişisel verilerin kötüye kullanılmasını, hukuka aykırı işlenmesini, verilere yetkisiz erişimi, ifşasını, değiştirilmesini veya yok edilmesini önlemek için gerekli önlemleri alır.

MUDANYA, işlediği kişisel verilere hukuka aykırı erişimi önlemek, bu verilerin hukuka aykırı işlenmesini engellemek ve kişisel verilerin korunmasını sağlamak için aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

Antivirüs

MUDANYA'nın bilgi teknolojileri altyapısındaki tüm bilgisayar ve sunuculara periyodik olarak güncellenen antivirüs uygulaması yüklenmiştir.

Güvenlik Duvarı

MUDANYA sunucularını barındıran Veri Merkezi ve Felaket Kurtarma Merkezleri, periyodik olarak güncellenen yazılım yüklü güvenlik duvarlarıyla korunmakta olup, ilgili yeni nesil güvenlik duvarları tüm personelin internet bağlantılarını kontrol eder ve bu kontrol sırasında virüs ve benzeri tehditlere karşı koruma sağlar.

Kullanıcı Tanımları ve Bilmesi Gereken İlkesi

MUDANYA çalışanlarının MUDANYA sistemlerine yetkileri yalnızca görev tanımlarıyla gerekli ölçüde sınırlandırılmış olup, yetki ve görevlerinde herhangi bir değişiklik olması hâlinde sistem yetkilendirmeleri derhal güncellenir.

Bilgi Güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi

MUDANYA sunucuları ve güvenlik duvarlarında meydana gelen olaylar "Bilgi Güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi" sistemine aktarılır. Bu sistem, bir güvenlik tehdidi oluştuğunda sorumlu personeli uyarır ve tehdide derhal müdahale imkânı sağlar.

Bunlara ek olarak MUDANYA, hizmet aldığı bilgi güvenliği personeli ve bilgi güvenliği uzmanları tarafından veri türüne ve sürece göre gerekli ve uygun önlemleri uygular.

MUDANYA gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almış olmasına rağmen, MUDANYA tarafından işletilen platformlara veya MUDANYA sistemine yönelik saldırılar ya da yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi sonucunda kişisel veriler zarar görürse, MUDANYA sizi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulunu derhal bilgilendirir ve gerekli önlemleri alır.

f. Kişisel Veriler Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabilir

MUDANYA, kişisel verileri yalnızca bu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasında belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun'un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere ve yurt dışındaki paydaşlara aktarır.

Bu kapsamdaki kişisel veri aktarımları, ilgili üçüncü tarafın sağladığı güvenli ortam ve kanallar aracılığıyla gerçekleştirilir. Üçüncü taraflardan alınan hizmetin içeriğine ve kapsamına bağlı olarak; veri sahibinin kişisel verilerinin aktarılmasına gerek olmayan tüm hâllerde aktarım, takma adlı veri (pseudonymous data) kullanılarak yapılır.

Yukarıda belirttiğimiz yurt içi ve yurt dışı aktarıma konu kişisel veriler; güvenliklerini sağlamaya yönelik teknik önlemlere ek olarak, hukuki ilişkinin diğer tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olduğu dikkate alınarak, sözleşmelerimize dahil edilen Kanuna uygun hükümler sayesinde hukuken de korunmaktadır.

No	Veri Sahibi	Kişisel Veriler Kimlerle ve Hangi Amaçla Paylaşılmaktadır?
1.	Çalışan	Tedarikçi veya müşteri ya da yetkilileriyle iletişim bilgilerinin paylaşılması; çalışana ödeme yapılması amacıyla kimlik ve finansal bilgilerin ilgili bankayla paylaşılması; kimlik bilgileri ve sağlık verilerinin iş sağlığı ve güvenliği personeliyle paylaşılması; çalışan kişisel verilerinin raporlama ve istatistiksel çalışmalar kapsamında MUDANYA paydaşlarıyla paylaşılması gibi süreçler bulunmaktadır.
2.	İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi	MUDANYA ile yapılacak herhangi bir iş söz konusu olduğunda, fiziksel ve elektronik iş çözüm ortağı / tedarikçi verilerinin tutulması amacıyla kimlik verilerinin işletme sahibiyle ve tedarikçilerle paylaşılması gibi süreçler bulunmaktadır.

g. Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Resmi Mercilerle Kişisel Veri Paylaşımı

No	Veri Sahibi	Kişisel Veriler Kimlerle ve Hangi Amaçla Paylaşılmaktadır?
1.	Çalışan	SGK ve Gelir İdaresi mevzuatına uygun olarak çalışan kişisel verilerinin SGK ve diğer ilgili kurumlarla paylaşılması; iş kapsamındaki hukuka aykırı durumların Cumhuriyet Başsavcılığı gibi ilgili resmi kurumlara bildirilmesi ve vergi denetimleri sırasında faturalar ile tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileriyle paylaşılması gibi süreçler bulunmaktadır.
3.	İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi	İş Çözüm Ortağı / Tedarikçilerle ilişkiler kapsamında açılan cari kartların Ticaret Sicili Müdürlükleri ve noterlerle paylaşılması; muhasebe tarafından gerekli kılınan yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi amacıyla kişisel verilerin ilgili kamu kurumları ve noterlerle paylaşılması; vergi denetimleri sırasında faturalar ile tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileriyle paylaşılması; mevcut ticari ilişkiden doğan ödeme yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla finansal verilerin bankayla paylaşılması gibi süreçler bulunmaktadır.

h. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri

MUDANYA, işlediği kişisel verileri Kanuna uygun olarak ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca muhafaza eder. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikasında bu süreler yaklaşık olarak şöyledir:

Veri Türü	Saklama Süresi	Hukuki Dayanak
Çalışanlara İlişkin Kişisel Veriler	Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl; 6563 sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuata uygun olarak 3 yıl	6563 sayılı Kanun, 6102 sayılı Kanun, 6098 sayılı Kanun, 213 sayılı Kanun, 6502 sayılı Kanun
İş Çözüm Ortağı / Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler	Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	6102 sayılı Kanun, 6098 sayılı Kanun ve 213 sayılı Kanun
Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kayıtlar	10 yıl	6098 sayılı Kanun

j. Veri Sahiplerinin Kişisel Verileri Üzerindeki Hakları Nelerdir ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilirler

Kanun'un 11. maddesi uyarınca veri sahiplerinin hakları şunlardır:
(1) Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme,
(2) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
(3) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
(4) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
(5) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
(6) KVK Kanunu'nun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme,
(7) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
(8) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
(9) Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak için; MUDANYA merkez ofisinden veya https://www.mudanyagroup.com/ internet sitesinden erişebileceğiniz "İletişim Formu" ve MUDANYA resmi e-posta adresi [email protected] ile resmi telefon numarası +90 212 256 93 90 aracılığıyla güncelleme ve/veya silme işlemleri ile ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz.